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浅谈如何做好新时期档案管理工作

时间:2018-12-05 12:13:47  来源:本站  作者:
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  档案管理学是一门历史悠久的古老学科,档案是依据、是资源、是财富,是每个单位活动的真实记录。随着信息化时代的发展,传统的档案管理也随之发生了变化,新时期对档案工作提出了新的要求,档案工作要适应这个要求,必须要有新思路、新方法、新理论。

  一个单位对档案工作的价值和认识程度,在很大程度上决定着档案工作的发展。把档案工作列入议事日程,是规范档案工作的需要。作为一名档案工作人员,首先要热爱本职工作,忠于职守,在单位和大家心中留下一个好的印象。同时,要经常把有关文件、材料给单位看,尤其是一些与本单位密切相关的材料,很可能会使单位看后受到启发,并在实践中加以应用。档案管理人员还要经常向单位汇报档案工作情况,宣传搞好档案工作对单位的益处,使单位更加重视档案工作。

  随着社会的不断发展,档案管理面临着许多亟待解决的问题,诸如档案数量的庞大给保管和提供利用带来困难,管理方面手段的落后直接影响档案的质量,因此,只有运用现代化档案管理方法,才能有效地解决新时期出现的问题。

  (一)健全管理制度。为实现档案管理的规范化、制度化,根据有关档案管理法规和档案管理的要求,制定了一整套档案管理制度,如《档案立卷归档制度》《档案保管制度》《档案保密制度》《档案查、借阅制度》《档案管理员岗位责任制度》等,可操作性强,适应档案管理工作的要求,保证档案管理工作的顺利进行。

  (二)夯实管理基础。充分发挥档案室的信息功能,严格按照档案管理规定、制度及各类档案的归档要求,及时做好资料的整理、归档、分类、录入、排架、入库、移交等工作,做到管理规范、利用方便。

  (三)细化管理方法。充分发挥档案的信息功能,更好发挥档案的基础作用,将旧档案信息重新组合,编制成全宗指南、组织机构沿革、大事记、历年荣誉等,以确保利用档案的各种需要,使档案的潜在作用得到升华;建立各类档案统计台账,如各类档案借阅登记薄、档案数量统计台账;做好房产档案数字建档工作,及时做好资料的整理、归档、分类、编目、软件录入、入库等工作。

  做好档案管理工作,人才同样是基础,是关键。当前从事档案管理人员大多成分较新,流动较快,档案业务方面的专门培训较少,业务素质和管理水平得不到提高,精通档案工作业务、懂计算机网络操作、熟悉档案管理工作的复合型档案管理人才匮乏,已经成为制约档案管理工作发展的瓶颈,必须下大力加以解决。

  (一)加强教育培训。发展继续教育需要解决的问题很多。首先,要解决思想认识问题。要充分认识到档案人员继续教育在档案事业发展中的战略作用和实际意义,认识档案事业的发展,档案服务质量的提高,其根本出路在于档案人员整体素质的不断提高。其次,21世纪的档案管理工作者,机遇与挑战并存,必须真正启动档案人才工程,培养世纪人才,将档案管理工作者的教育培训列入重要的议事日程。

  (二)提高管理意识。档案管理是一门专业性很强的工作,管理人员既要有高度的工作责任感、良好的职业道德、办事细心的工作态度、乐于奉献的工作精神,又要有扎实的档案管理的方法、管理档案的基本技能。简而言之,就是要有“五心”:热心、细心、耐心、信心、恒心。

  (三)提升业务水平。要坚持“学用结合,按需施教,重视实效”的方针,切实遵守学以致用的原则。首先,要给档案专业人员提供全面系统学习档案专业知识的机会,尽快提高其专业水平。其次,要普及相关学科知识。档案工作融汇了许多相关学科知识,如哲学、历史学、心理学、行为学、公共关系学等,档案工作者的继续教育应注重对相关学科知识的补充和更新。再次,要强化现代科技知识的学习,档案工作者应加强对信息技术、计算机、科技软件等新技术的学习,并灵活运用到实际工作之中。

  (四)细化考核监督。提高档案管理人员对档案管理工作的认识,要通过各种形式对他们进行《档案法》和国家有关档案工作规定的宣传教育,使档案管理人员充分认识到搞好档案管理工作是自己应尽的法律责任和义务,增强自觉性,为提高效率创造条件。

  总之,档案管理要顺应新时代信息化发展的历史规律,数字化建设将是档案管理工作的重要环节,加强档案管理的实体安全、信息安全和利用安全,坚持档案管理的法律、法规,强化监督,以信息化为依托,提高管理水平,优化服务质量,使档案管理工作得到健康有序的发展。

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