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员工档案的建立

时间:2018-12-21 12:59:10  来源:本站  作者:
公司

  规章及制度 主 由 题:公司档案管理规定/制度 : 行政部 类 型:管理规定 致 : 发文部门: 行政部 执行日期: 发文编号: 目的: 为了进一步规范和统一员工档案的管理,特制本规定。 适用范围: 本规定适用于管理公司各部门、各成员酒店。 规章制度: 一、员工档案的分类 (一)纸版档案 (二)电子系统档案 (三)扫描档案 (四)各类报表 二、管理规定 (一)纸版档案的管理 1、在职员工档案 1) 档案建立:员工入职当天即建立员工纸板档案,且一人一档案袋;档案袋 封面填写员工姓名,并在档案袋右上方标记档案编号,即员工工号; 2) 存档文件包含但不仅限于:职位申请表、身份证复印件、各类证件证书复 印件、入职手续表、照片、员工认同书员工培训资料、员工考核资料以及员工 在企业工作期间办理的各类手续表格等; ? 员工培训资料包括但不仅限于:新员工入职培训卡、到岗培训卡等一些相 关资料;存入员工个人档案袋,按照时间顺序排放;培训档案要在 12 个 月内妥善保存,之后方可销毁。 ? 员工考核资料包括但不仅限于:日常工作考核表、业务技能考核表、员工 满意度测评表、客人满意度测评表、员工素质测评表等考核方面的相关资 料。存入员工个人档案袋,按照时间顺序排放;培训档案要在 12 个月内 妥善保存,之后方可销毁。 3) 档案存放:档案袋内文件依照办理时间顺序依次排放;档案袋要分部门按 照档案编号顺序存放,认真管理,保证安全,未经许可他人不得随意查看员工 档案。 2、离职员工档案入职培训卡、到岗培训卡等培训方面的相关资料。培训档案要 在 12 个月内妥善保存,之后方可销毁。 1) 档案建立:离职档案按月归档整理,每月一个档案袋;员工离职当天须将 档案袋内全部资料依顺序装订并标注编号,编号规则为“L+YYYYMM+当月离职序 号” ; 2) 存档文件包含但不仅限于:员工自入职到离职期间办理所有手续表; 3) 档案存放:当月离职人员明细,个人离职档案按照当月离职序号排放; 4) 存档时间:离职人员档案要在 18 个月内妥善保存,之后方可销毁。 (二)电子系统档案的管理 1、 电子花名册:依照花名册模板建立员工电子花名册,员工入离职要即时更 新,内容填写要完整,排版整齐美观;花名册要加设密码,每月底存档; 2、 人事系统:及时将员工入职、离职、转正、保险、合同等各项信息更新; 3、 确保用友人事系统与电子花名册信息一致。 (三)扫描档案的管理 1、扫描项目包括但不仅限于:职位申请表、身份证复印件、证书复印件、入职 手续表、转正申请书、转正审批表等员工档案袋中材料; 2、 扫描格式:须全部为图片格式; 3、 存放规则: 1) 在职员工分部门分岗位存放:按定编图中的岗位分布划分; 2) 每个员工设置单独的文件夹存放:文件名称为“员工工号+员工姓名” ,图示 如下: A. 在职员工: B. 离职员工: C. 调动员工: D. 管理人员: 工程部 离职 调动 工程师 李某加离职时间 王某+调动时间+调动岗位+编号 张某+编号 李某+编号+岗位 (四)各类报表的管理 1、各类电子报表,花名册、工资表、转正试卷等涉及到保密问题的报表,需要 加设密码,并保证密码的保密,不得告知非相关人员; 2、上报的各类报表需要定期存档。 (五)其他要求 1、所有纸版档案必须存入档案柜并上锁; 2、未经人资中心总监批准,任何人不得私自查阅各类档案; 3、未经人资中心总监批准,任何人不得私自复印、扫描、外带各类档案; 4、任何人不得将电子档案拷贝; 5、凡是违反上述规定给企业造成不良影响或带来损失的,将按照公司规章制度 及保密协议内容进行相应处罚。

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